GoLine

Sådan holder jeg styr på min indbakke

img_1187

Nu vil jeg gerne invitere dig en tur ind i min indbakke. På mit arbejde i DR får jeg rundt regnet omkring 150 mails på en dag og sender på en god dag ligeså mange selv. En stor del af min arbejdsdag foregår inde i Outlook, for det er min kontakt til kolleger og samarbejdspartnere.

Med over 100 mails om dagen kunne jeg hurtigt risikere, at min indbakke eksploderede og efter et par uger ville ligne Outlooks svar på et teenageværelse.
Men jeg har en metode til at undgå det, og det er den metode, jeg gerne vil dele med dig i det her indlæg.
Jeg har gennem mit arbejdsliv arbejdet efter mange forskellige arbejdsmetoder. Nogen bevidste, de fleste ubevidste. Men de seneste år har jeg fundet metoder, der virkelig virker for mig. Noget hvor jeg kan holde overblik og ikke behøver at huske en masse og have 1000 post-it og huskesedler liggende.

Det ene er min måde at strukturere min mail indbakke på arbejdet.

Det andet er min måde at holde overblik over mine nuværende og fremtidige opgaver.

Dette indlæg fokuserer på min indbakke.

Det andet skal jeg nok komme ind på i et fremtidigt indlæg.

 

Inbox Zero

Min struktur på min indbakke er er en version af en allerede eksisterende arbejdsmetode: ”Inbox Zero”.
Det går kort fortalt ud på at have nul mails i sin indbakke.

Første gang jeg stødte på den var for et par år siden. Min daværende chef hos DR Sporten overholdte metoden til punkt og prikke. Han havde nul mails i sin indbakke, når dagen var ovre. Han svarede og ryddede ud, så snart der kom en mail ind. Jeg selv sad med en indbakke som nærmest indeholdt alle mine mails – 4-5000 stk. tror jeg, og et væld af huskelapper og forskellige systemer som prøvede at hjælpe mig med at huske, hvem jeg skulle svare og hvornår. Mit hoved var mere fokuseret på at huske, end fx at tænke kreativt og bruge energien på de projekter, jeg havde gang i.

Udover det følte jeg også, at det rodede.

Jeg satte mig for at prøve Inbox Zero af – i en udgave der passer mig.

Inbox Zero i dens originale form går ud på følgende:

Mail kommer ind – du gør følgende:

  1. Er mailen ikke nødvendig – slet den med det samme
  2. Er der nogen andre som skal gøre noget ved den – send den videre med det samme
  3. Tager det mindre end 3 minutter at svare – så gør det med det samme
  4. Kan du ikke svare lige nu – så udsæt det og lav en mappe den bliver overført til. En mappe der indeholder de mails du har udsat og som skal svares på.

inbox-zero-gtd-email

Jeg arbejder meget ligesom denne metode. Jeg svarer for det meste på min e-mails så snart, de tikker ind, og arkiverer dem enten bagefter, eller sletter med det samme. Jeg går efter en meget simpel mappestruktur – fordi alt kan findes frem ved at søge – så jeg orker ikke at have 1000 undermapper, hvor jeg hele tiden skal vurdere hvor mailen passer bedst henne.

Alt bliver arkiveret efter overemne, og så søger jeg derefter. Det letter også processen, fordi man ikke skal sidde og scrolle rundt i ens menu, for at finde en bestemt mappe.

Min struktur ser pt sådan her ud:

 

skaermbillede-2017-05-05-20-31-15

 

I den originale Inbox Zero metode går punkt 4 ud på, at man skal lave en mappe til de mails, man ikke kan svare på lige nu og her.
Det punkt har aldrig virket for mig. Jeg synes det virker ulogisk at have endnu en mappe man skal huske at kigge i, og se hvad man nu skal svare på.

Jeg går mere efter ”do it now”. Jeg har derfor heller ikke en indbakke der indeholder nul mails. Jeg går efter den tommelfingerregel, at når arbejdsdagen er slut, skal der være max 10 mails i indbakke. De 10 mails er min to-do liste. Nogen af dem venter i indbakken, fordi jeg mangler en afklaring fra en eller flere kollegaer og andre ligger der, fordi jeg lige vil tænke over sit svar. Men altid kun omkring 10 mails, som på den måde er mine gule post-it med noter om mails, jeg skal huske at vende tilbage på.

Det har frigivet en masse tankekraft hos mig personligt.

Jeg føler mig lettere inden i, fordi jeg ikke føler at det roder.

 

Jeg tror ikke på at der findes én arbejdsmetode der passer alle, og som alle vil få det samme ud af.
Jeg tror mere, det handler om at vælge en metode og så holde fast ved den i en rum tid, så den når at blive hverdag for dig selv.

Først der kan du se, om den rigtig virker for dig

   

14 kommentarer

  • Anne

    YES! Jeg er allerede SÅ fan af din blog. TAK for den.
    Kan slet ikke vente til indlægget om hvordan du holder overblik over dine nuværende og fremtidige opgaver. Jeg mangler et seriøst råd der.
    High-five og KRAM herfra.

    Siden  ·  Svar på kommentar
  • Laura

    Det virker som et fedt blogprojekt du har gang i. Dejligt med håndgribelige fif til egen hverdag! Jeg er fanget, du har fået en ekstra læser! Nyd resten af bededagsferien:)

    Siden  ·  Svar på kommentar
    • Emily G Bruhn

      Tusinde tak for din besked Laura. Det er jeg rigtig glad for at høre. Selv dejlig bededagsferie.

      Siden  ·  Svar på kommentar
    • Laura

      Jeg har tænkt videre over din version af inbox zero. Hvor ofte tjekker du din mail? Forestiller mig ikke at den kan stå åben hele tiden. Det ville i hvert fald betyde mange forstyrrelser i mit arbejde..

      Siden  ·  Svar på kommentar
    • Emily G Bruhn

      Hmm, Laura – altså, en del af mit job foregår i Outlook, så jeg bruger ret meget tid derinde. Det er et af de værktøjer jeg har, til at løse de opgaver jeg skal igennem. Sådan ser jeg det For mig er det ikke en forstyrrelse i mit arbejde, fordi det er mit arbejde meget af tiden. Gir det mening? Så jeg tjekker mine mails ret mange gange om dagen. Dog har jeg fjernet push, og notifikationer fra min telefon – for det hjælper mig til at være mere til stede når jeg er hjemme.

      Siden  ·  Svar på kommentar
  • Sucdi

    Jeg bruger min gule post-it til noter om mine projekter, og når en chef siger noget i forbifarten som jeg skal husk, men pt. har jeg for mange post- it. Hvis du har en god metode – vil jeg vild gerne høre det

    Siden  ·  Svar på kommentar
    • Emily G Bruhn

      Hvor gør du af dine post-it noter? For ligger de bare i et virvar på bordet, så er de jo ikke ligefrem med til at danne overblik?! Jeg bruger et system – skal nok skrive et indlæg om det snarest 🙂

      Siden  ·  Svar på kommentar
  • Xanthippen

    Det ligner en livsstilsblog med substans, jeg er på. Dejligt tip, som alle med en indbakke må kunne bruge. Jeg har selv forsøgt mig med lignende principper, men når arbejdsdagen flere dage i træk foregår i småløb mellem møder og ungerne skal hentes sharp, kortslutter systemet for mig og indbakken fyldes langsomt men sikkert igen. Det frigiver tæskemeget energi, når den er tom, men hvordan hulan holder du fast, når verden stikker af? Ha’ en god aften!

    Siden  ·  Svar på kommentar
    • Emily G Bruhn

      Tusinde tak for dine søde ord. De varmer mere end du aner. Jeg er ret striks med at bruge en 15-20 minutter som det sidste på dagen, til at “rydde op”. Få smidt alt ud jeg ikke skal bruge, og få sorteret det ud jeg gerne vil gemme. Det har også hjulet mig rigtig meget, ikke at sortere ud i hundredevis af undermapper, men bare have en overmappe til hvert stort emne. Så søger jeg mig frem efterfølgende. Det går simpelthen hurtigere. Så selvom det går stærkt – så snart du har svaret på noget. Delete eller i mappe. Det tager 5 sekunder. Hvis du kun har ulæste mails i din indbakke, vil det altså være mere overskueligt end at hav af læste samtidig. Men prioriter at sætte tiden af – du efter min mening en bedre medarbejder hvis dit hovedet er frit og fyldt med energi der ikke koncentrerer sig om at huske mails.

      Siden  ·  Svar på kommentar
  • Cecilie

    Hej Emily. Tak for det gode råd! Jeg er for nyligt selv startet som projektleder og prøver at få gode vaner fra starten af. Men hold nu op det kan være svært når der er run på 😅Jeg vil glæde mig til at følge med på din blog. 👐🏻

    Siden  ·  Svar på kommentar
    • Emily G Bruhn

      Det kan være super svært! og sådan skal det også være tror jeg. Et lod som projektleder er efter min mening også at kunne omprioritere, og rumme at tempoet kører lidt forskelligt til tider i ens hverdag. Tak fordi du vil læse med. Det er jeg rigtig glad for. / Emilie

      Siden  ·  Svar på kommentar
  • Sofie

    Kære Emilie

    Jeg har flittigt følgt dig på Instagram meeeeget længe, og du er en kæmpe inspiration for mig, så det er kun dejligt og fedt, at jeg nu kan læse med på din blog.

    Hvis jeg må komme med noget konstruktivt, så kunne det være lækkert (og mere gennemført), hvis billederne i dine indlæg var store.

    Og når det er sagt, så glæder jeg mig bare som en lille pige til at læse alle dine ord og tanker fremover. 🙂

    God weekend!

    Siden  ·  Svar på kommentar
    • Emily G Bruhn

      – tusinde tak for din besked. Det er jeg virkelig glad for. Mere end du aner. Tak for din feedback – den vil jeg tage til mig. 🙂

      God weekend

      Hilsen
      Emilie

      Siden  ·  Svar på kommentar

Skriv en kommentar

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive offentliggjort. Krævede felter er markeret med *

 

Næste indlæg

GoLine