Forskellen på mænd og kvinder er tale i søvne

Sådan holder jeg styr på mine to-do’s

the-perfect-to-do-list

Nå, flere har efterspurgt det, så her kommer indlægget om hvordan jeg holder styr på mine nuværende og fremtidige opgaver.

Jeg har til dagligt mange bolde i luften jeg skal holde igang, og som meget hurtigt kan skifte prioriteringer undervejs i løbet af dagen. Derfor er det vigtigt at jeg kan bruge så meget tanketid på opgaverne, og ikke på at huske hvad jeg skal lave af opgaver. Derfor har jeg altid haft et eller andet system for at skære tankekraft væk på at huske ting, og mere bruge tankekræft på at løse ting. En af de ting jeg gør, er fx at have et system for min indbakke. Det har jeg skrevet om tidligere lige her.

Jeg har haft mange forskellige systemer, og lige nu bruger jeg ret fast webplatformen “Trello” til at holde styr på det. Men det kan ændre sig med tiden. Jeg kan nogen gange blive afhængig af at se på nye måder at organisere på, og kan nørde nye metoder og skal altid prøve nye tech systemer som skal kunne hjælpe.

Nogen gang er en håndskrevet liste på siden af mit bord dog stadig det bedste redskab. Bare en lang liste over opgaver, og så strege så snart de er løst.

 

Trello

Trello fungerer godt for mig fordi det er simpelt. Systemet kan ikke tusinde ting, men det kan det basale, og derved mudrer det ikke med 1000 features man skal sætte sig ind i. Samtidig kan det bruges meget forskellige fra projekt til projekt. Nå, lyder det forvirrende? Det er det slet ikke.

Trello er som en stor opslagstavle. Det man kan hænge op er “lister”. Under disse lister kan man så have “Cards” som Trello kalder det. Små brikker der ligger sig til hver liste og som man kan flytte rundt som man vil.

Her er et standart billede af deres interface.

boardbasics

 

A: Navnet på dit Board. Du kan have mange forskellige boards. Du kan have nogen alene, eller du kan dele nogen med en kollega fx. Jeg har super mange. Jeg har fx nogen som vi deler alle i afdelingen, nogen jeg kun deler med Mikkel i X, nogen jeg har helt alene og nogen jeg har med Thomas som omhandler vores private huskelister.

B: Dette er en List. Lister kan du lave lige mange af du vil horisontalt. Du kan let flytte rundt på placeringerne af dem. Og du kan kalde dem lige præcist det du vil. Det er meget forskelligt hvordan mine lister er organiseret. Til mine daglige to-dos kan det være som billedet viser. En “To Do”, en “doing” og en “done. Det kunne også være hvert projekt jeg arbejdede med som havde en liste hver.

C: Hvad Trello kalder et Card. Et card indeholder for mig altid en opgave. Så for hver opgave er der et card. Hvert card kan åbnes, og indeholde mere information. Det kan være en nærmere beskrivelse, en deadline eller en samtale mellem flere medlemmer af boardet. Det kan være en checkliste, det kan være filer og så kan man give putte medlemmer på opgaverne, så alle kan se hvem der har ansvaret.

boardbasics-cardback
Jeg er rigtig glad for systemet. Det er gratis at bruge og det fungerer helt upåklageligt både på desktop og på mobilen. Alt koordinering omkring mit speciale havde jeg herinde, og hvergang en af mine gruppe medlemmer gik i kast med en opgave på to-do listen og rykkede den til doing, fik jeg en lille notofikation, som gjorde at jeg hele tiden havde et overblik.

Her har jeg lavet en lille skærmoptagelse af hvordan jeg arbejder i Trello. Boardet er fra min arbejdsgruppe i DR Nyheder X, hvor Mikkel og jeg herinde hele tiden holder overblik over de forskellige projekter vi har gang i. Her har vi lavet en opdeling hvor hvert projekt har hver sin liste, og under det er der så opgaver som vi hver i sær har ansvaret for. Under hver opgave kan man så selv lave huskelister.

Jeg har altid min Trello åben, lige som jeg har åbent til min indbakke. Begge dele er selvstændige med til at holde styr på mine opgaver.

Jeg ved ikke om det her system er smart, men det virker for mig. Men mon ikke jeg finder et nyt på et tidspunkt. 🙈

Det er fedt både at kunne have boards til mig selv, men også med kollegaer og ikke mindst Thomas. På den måde har vi en fælles huskeliste som kan omhandle indkøb, ting der skal gøres i huset, julegaveindkøb eller bare de daglige gøremål.

Der findes mange systemer, men som altid – man må vælge et og så holde sig til det, før man kan se en virkning.

 

Ps – Husk at jeg har oprettet en Facebook side for min blog. Så kan man nemt få en reminder når der er et nyt indlæg 🙂

https://www.facebook.com/emilygbruhn/?modal=media_composer&ref=aymt_homepage_panel

 

   

2 kommentarer

  • Kristoffer

    Hvor er det dejligt at se et KanBan-board blive brugt i hverdagen! Agile metoder fungerer til alt 😀

    Siden  ·  Svar på kommentar
  • Anna

    Tjek, dejligt med ny inspiration og udførlig vejledning. Jeg har Trello på mobilen men har ikke fået det integreret i min dagligdag. Det er nu på sommerferie-arbejdslisten, i min excel to-do😂😂

    Siden  ·  Svar på kommentar

Skriv en kommentar

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive offentliggjort. Krævede felter er markeret med *

 

Næste indlæg

Forskellen på mænd og kvinder er tale i søvne